Как составить публичный годовой отчёт НКО?

Лучше заранее закладывать деньги в расходы на PR или общую поддержку организации.

Для создания хорошего отчета важны не столько деньги или особое программное обеспечение, сколько четкое видение того, чем вы занимаетесь и как вы это делаете. Отладить работу так, чтобы в конце года знать, что было сделано – это вопрос устойчивости организации, серьезного отношения к своей работе и к тем, на кого эта работа направлена. При составлении отчетности нужно иметь в виду, что она разрабатывается с учетом потребностей аудитории.

Для составления публичного ежегодного отчета в организации должен быть назначен один ответственный за создание документа. Он будет организовывать процесс разработки, производства и распространения. Плюс еще несколько ключевых сотрудников, которые будут участвовать в обсуждении концепции – целей, задач, целевых групп, формата, структуры и других важных аспектов годового отчета. Важно, чтобы среди них были люди, чаще других представляющие организацию во внешней среде. Для маленьких организаций этот этап проще – как правило, у них в создании годового отчета понемногу участвуют все.

Еще до того, как вы начнете работать над отчетом, подумайте, сколько денег вы можете выделить на его создание – это будет влиять на ваши решения на последующих этапах. При очень ограниченном бюджете организации отчет можно сделать на волонтерских началах и вообще без финансовых вложений, однако если финансовые возможности позволяют, то годовой отчет стоит того, чтобы выделить на него часть имеющихся средств.

Лучше заранее закладывать эти деньги в расходы на PR или общую поддержку организации (но здесь нужно быть готовым к тому, что доноры в большинстве своем не любят финансировать то, что напрямую не относится к работе по предлагаемому им проекту).

Постарайтесь определить, для кого в первую очередь вы делаете отчет и зачем он им может быть нужен. В зависимости от этого надо формулировать, на каких моментах вам стоит остановиться подробнее и как этим людям удобнее всего знакомиться с вашим документом. Например, если это клиенты, то им, скорее всего, будет интересно описание ваших услуг, методов работы и тех изменений (в обществе, в положении ваших клиентов, и т.д. в зависимости от вашей специфики), которых вам удалось достичь.

Если ваша основная целевая группа – это грантодатели и другие доноры, то для них важно получить четкое представление о финансовых потоках вашей организации, а также о фактических результатах вашей работы и планах на будущее. Если это органы государственной власти, то здесь важно представить объем проводимой вами работы – число ваших членов, клиентов и перечень оказываемых им услуг.

С выбранными целевыми аудиториями можно проконсультироваться. Разными способами их можно спросить о том, что, на их взгляд, должно быть отражено в этом документе, что для них существенно, как должен выглядеть отчет, чтобы им было его интересно читать. Кроме того, у них можно узнать, что, по их мнению, организация могла бы делать лучше, а потом отразить этот процесс взаимодействия в отчете.

Составьте примерный список предполагаемых каналов распространения и для каждого из них определите, кому в руки попадут эти отчеты и сколько экземпляров (ориентировочно) «уйдет» через каждый канал. Эта небольшая процедура поможет вам также определить минимально необходимый и максимально разумный объем тиража вашего отчета (если вы выпускаете его бумажные копии или пишете диски).

Существует несколько форматов публичного годового отчета. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Единого утвержденного перечня того, что должно входить в публичный годовой отчет, не существует. Но такой отчет обязательно должен иметь в себе информацию как о содержательной, так и о финансовой стороне деятельности организации за отчетный период. Он базируется на конкретных фактах и отражает результаты проделанной работы. Отчет должен содержать как количественные, так и качественные показатели, а также оценивать эффект деятельности организации с точки зрения того, что она дает своим благо получателям, как изменяет жизнь своих клиентов.

1) кратко представить свою организацию;

2) с нужной степенью детализации описать свою работу за отчетный период;

3) поблагодарить всех своих партнеров и доноров;

4) похвалится большими и малыми достижениями;

5) поделиться, как вы планируете развивать свою деятельность дальше.

Финансовая часть должна отразить размеры и источники доходов и расходов, а также показать остаток (если он имеется).

При описании расходов не нужно заострять внимание на мелочах: не так важно, сколько стоила каждая ручка. Однако и не слишком обобщайте ваши траты – раскройте в описании расходных статей, например, какие именно публикации вышли, сколько было командировок и в какие регионы и т.д.

Кроме того, если вы проходили аудиторскую проверку в этом году, можно приложить аудиторское заключение (например, если отчет выпускается на компакт-диске) или просто упомянуть о положительном результате такой проверки со ссылкой на проверявшую вас компанию. Здесь же может быть информация об успешном прохождении вашей организацией других проверок, например, налоговой инспекцией.

Описание результатов работы – один из наиболее важных и в то же время наиболее сложных этапов составления публичного годового отчета. Он актуален для всех целевых групп. Здесь очень важно показать и объем реализуемой вами работы, и ее качество, и то, насколько глубокими и значимыми для общества были ее результаты. Кроме того, вам нужно соотнести все перечисленное с объемом ваших усилий и ресурсов, ведь именно это соотношение отражает эффективность вашей работы.

Количественно могут быть представлены, например, такие параметры, как количество программ, проектов, мероприятий, курсов, число регионов, охваченных проектом, количество клиентов, получивших услуги, волонтеров, человекочасов, отработанных волонтерами и членами организации безвозмездно.

Среди качественных показателей в отчете могут присутствовать: характеристика удовлетворенности клиентов полученными услугами, достижения клиентов, изменения в их жизни, улучшение, изменение условий жизни, повышение доступности услуг, распространение положительного опыта.

На этом этапе наполняется содержанием созданный на более ранних этапах макет. Сотрудники должны свести вместе имеющиеся данные в соответствии с выбранной структурой и предоставить их ответственному лицу. Подсчитываются итоговые цифры, описывается динамика развития и т.д.

Чтобы на этот этап уходило меньше времени, удобно заранее в течение года собирать материалы, которые потенциально могут войти в годовой отчет, и складывать их в определенном месте. Запомните самое главное – информация должна быть осмысленной и достоверной!

Далее координатор отчета распределяет, в каком объеме и какие содержательные блоки будут представлены в разных форматах (например, что будет вывешено на сайте организации, что пойдет в брошюру и т.д.), придает предоставленной ему информации единый стиль и обеспечивает оформление и появление отчета в разных форматах.

Универсальных критериев качества годового отчета НКО нет. При подготовке и оформлении отчета приветствуется творчество – ведь именно оно поможет сделать ваш отчет интересным и запоминающимся.

Перед тем, как оправлять отчет в печать или на закачку на электронные носители, дайте его посмотреть знакомым. Возможно они, со своим свежим взглядом, дадут вам ценные комментарии и рекомендации, которые помогут сделать ваш отчет более привлекательным и эффективным.

Главная задача – отследить качество публикации. Обычно делают одну-две публичных презентации своего отчета – на ежегодном собрании правления, попечительского совета, членов организации, или на дне открытых дверей. После этого отчет рассылается ключевым партнерам, донорам, органам власти, и помещается в интернете для всех заинтересованных лиц, а если нет своего сайта, то на стенде у входа в офис организации. Кроме того, организация распространяет отчет в режиме «по потребности» – на конференциях, при знакомстве с потенциальными партнерами и т.д.

---

Источник: Госвопрос